Oczywiście oznacza to, że w przypadku popełnienia błędu przy wypełnianiu druku należy go przepisać, a zniszczony egzemplarz oddać do akt. Sekretariaty szkolne przechowują je najpierw w sejfie, a po kilku latach w archiwach. Taki sposób postępowania jest niezbędny, ponieważ druki szkolne stanowią łakomy kąsek dla różnego rodzaju fałszerzy dokumentów. Co jakiś czas wybucha jakaś afera związana z fałszowaniem dokumentów, najczęściej świadectw maturalnych.
Każdy szkolny dokument ma swoją określoną nazwę i wzór. Do odpowiedniego poziomu edukacyjnego przypisane są odpowiednie druki szkolne, w różnych kolorach i z różnymi wzorami. Współcześnie najczęściej wykorzystuje się tak zwane gilosze, czyli dokumenty bez nadruków, na których nauczyciele drukują świadectwa wypisywane na komputerze. Czasy świadectw wypisywanych ręcznie dawno odeszły do lamusa. Pojawienie się dzienników elektronicznych znacznie uprościło całą biurokrację związaną z dokumentacją obowiązującą w szkole.
